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TRATAMIENTO DE DATOS
Fecha de última actualización: 11 de octubre de 2025.
1. Información del Responsable del Tratamiento de Datos Personales:
Razón Social: AIKA INGENIERÍA SAS
Número de Identificación Tributaria:
Ubicación: Girardot - Cundinamarca - Colombia.
Teléfono: +57 300 243 0543
E-mail: aikaingenieriasas@gmail.com
Sitio Web: www.aikaingenieria.com
2. Aplicación y Marco Regulatorio:
En AIKA INGENIERÍA SAS, sabemos que tus datos personales son valiosos y merecen la máxima protección. Por eso, basados en las leyes colombianas de protección de datos (Ley 1581 de 2012 y decretos reglamentarios 1377 de 2013 y 886 de 2014), hemos establecido una Política de Tratamiento de Datos Personales que asegura el respeto a tus derechos y garantías en cuanto a privacidad.
Te invitamos a conocer nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales y a unirte a la comunidad de clientes que confían en nosotros para una gestión responsable y ética de su información.
3. Definiciones:
Las siguientes palabras deberán ser comprendidas por el lector, para así poder entender de manera oportuna y precisa las políticas de la empresa:
- Administrador: Como usuario con pleno acceso a todas las partes editables de la cuenta, el Administrador tiene la capacidad de crear nuevas cuentas de usuario, editar la información de facturación y cerrar la cuenta. Por defecto, los propietarios son designados como administradores, pero también pueden agregar usuarios adicionales con este rol para gestionar eficientemente el sistema. En AIKA INGENIERÍA SAS, valoramos la flexibilidad y seguridad que brinda este rol, asegurando una gestión efectiva y confiable de nuestra plataforma.
- Aviso de Privacidad: En AIKA INGENIERÍA SAS, el Aviso de Privacidad es un documento electrónico dirigido al Titular de los Datos Personales. A través de este aviso, informamos al Titular que las presentes Políticas de Tratamiento de Datos Personales serán aplicables a su información. Además, en el aviso se detalla el contenido de las políticas y se describe la finalidad que se dará a sus Datos Personales, garantizando la transparencia en el tratamiento de la información confiada a nuestra empresa.
- Base de Datos: Una colección organizada de información estructurada y almacenada en un sistema computarizado para facilitar su acceso, gestión y consulta.
- Dato Personal: Información relacionada con una persona natural que permite su identificación o la posibilidad de establecer vínculos específicos con dicha persona.
- Landing Page: Es la página web específica a la que un usuario llega después de hacer clic en un enlace, banner, anuncio de texto o resultados de búsqueda en buscadores como Google. Está diseñada para ofrecer información relevante y persuasiva con el objetivo de guiar al visitante hacia una acción deseada, como completar un formulario, hacer una compra o suscribirse a un servicio.
- Oficial de Privacidad: En AIKA INGENIERÍA SAS, el Responsable de Privacidad es la persona designada para salvaguardar la confidencialidad y seguridad de los datos personales de los titulares. Sus responsabilidades incluyen la supervisión y cumplimiento de esta Política de Tratamiento de Datos Personales, así como la gestión de las solicitudes relacionadas con los derechos establecidos en la ley 1581 de 2013 y en el presente documento.
- Suscriptor: Alguien que ha optado estar en tu lista con el fin de recibir correos electrónicos de parte tuya.
- Titular de Datos Personales: Hace referencia a la persona natural cuyos datos personales son tratados por parte de AIKA INGENIERÍA SAS.
Las personas habilitadas para ejercer los derechos establecidos en la Ley son las siguientes: a) El propio Titular, quien deberá acreditar su identidad mediante los medios facilitados por AIKA INGENIERÍA SAS. b) Los causahabientes, quienes deberán demostrar dicha calidad. c) Los representantes legales en el caso de que el Titular sea menor de edad o mediante apoderado, siempre y cuando se acredite la representación o apoderamiento. d) Aquellas personas beneficiarias por estipulación o designación a favor de otro o para otro.
- Tratamiento de Datos Personales: Se refiere a cualquier operación o conjunto de operaciones que AIKA INGENIERÍA SAS, o los Encargados del Tratamiento realicen sobre los Datos Personales. Estas acciones pueden incluir la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de la información con el fin de cumplir con las finalidades establecidas en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
- Transferencia de Datos Personales: Este proceso, conocido como Transferencia de Datos Personales, se llevará a cabo cuando AIKA INGENIERÍA SAS y/o los Encargados, envíen la información personal a un receptor que, a su vez, asume la responsabilidad de su tratamiento. Esta transferencia puede tener lugar tanto en Colombia como en el extranjero, siempre garantizando que se cumplan las normativas de protección de datos y la privacidad de los titulares.
- Transmisión de datos personales: Se trata de una comunicación confidencial y segura de los Datos Personales a un Encargado del Tratamiento, tanto dentro como fuera de Colombia. Esta transferencia se realiza con el propósito específico de que el Encargado lleve a cabo el Tratamiento de la información en nombre y por cuenta de nuestra empresa, STRUCTURE AIKA INGENIERÍA SAS.
- Website: Es el lugar en Internet que cuenta con una dirección web única. Es decir un Servidor que provee información a través del protocolo WWW.AIKAINGENIERIA.COM
4. DESARROLLO
- Finalidades del Tratamiento de Datos Personales:
La finalidad se refiere al propósito con el cual se recopilan los datos personales de las personas. En AIKA INGENIERÍA SAS, el tratamiento y las finalidades asociadas a los datos personales están en consonancia con las autorizaciones otorgadas por los titulares. A continuación, mencionamos algunas de las finalidades generales que se aplican según la autorización otorgada:
a) Brindar información relevante a nuestros usuarios y distribuidores, a través de diversos canales de comunicación, relacionada con nuestros productos y/o servicios, publicidad, promociones y novedades.
b) Realizar estudios de mercado.
c) Facilitar información a nuestros clientes a través de diversos canales de comunicación sobre cotizaciones, compras de productos y servicios con nuestra compañía.
d) Enviar a nuestros proveedores información sobre las relaciones comerciales y contractuales con nuestra compañía, así como invitaciones para licitar o presentar cotizaciones, a través de diversos canales de comunicación (físicos, electrónicos y telefónicos).
e) Almacenar y verificar la información suministrada por nuestros clientes para cumplir con la normativa vigente y con el Sistema de Gestión de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
f) Consultar y reportar datos a centrales de riesgo crediticio u operadores de bancos de información financiera, crediticia, comercial y/o de servicios, relacionados con el cumplimiento o incumplimiento de obligaciones contraídas por el cliente o proveedor con AIKA INGENIERÍA SAS.
g) Recopilar y utilizar datos personales de los aspirantes a cargos dentro de nuestra compañía con fines de selección y contratación para su vinculación laboral.
h) Actualizar y mantener los datos personales de nuestros empleados activos para todos los aspectos relacionados con su vinculación laboral, beneficios, capacitaciones, verificación de antecedentes y estudios de seguridad.
i) Conservar la historia laboral de los empleados inactivos, así como actualizar sus datos personales para atender requerimientos y comunicaciones relacionadas con su vinculación laboral y solicitudes gubernamentales.
j) Procesar, almacenar y conservar datos personales en nuestros propios servidores y/o en servidores de proveedores nacionales o internacionales, con las medidas de seguridad adecuadas.
k) Suministrar los datos personales necesarios, como nombre, dirección y número telefónico, a la empresa de mensajería autorizada para la distribución de información física, previamente autorizada por el Titular de los datos.
l) AIKA INGENIERÍA SAS ha implementado un sistema de cámaras de vídeo vigilancia ubicadas en nuestras oficinas y bodegas, con el objetivo exclusivo de garantizar la seguridad de las personas, bienes muebles y las instalaciones.
m) En casos en que sea necesario, podemos subcontratar a terceros para el procesamiento y/o almacenamiento de datos personales, siempre garantizando que cumplan con estrictas medidas de seguridad y que cuenten con políticas que aseguren el tratamiento adecuado de los datos, de acuerdo con las finalidades contratadas.
n) Además de lo anterior, el tratamiento de datos personales puede llevarse a cabo con otros fines autorizados específicamente por el Titular, siempre en concordancia con nuestro objeto social y en cumplimiento de la normativa vigente.
- Derechos de los Titulares de Datos Personales
En AIKA INGENIERÍA SAS, reconocemos y garantizamos los siguientes derechos a los Titulares de los Datos Personales registrados en nuestras Bases de Datos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, asegurando su exactitud y veracidad.
b) Solicitar prueba de la Autorización otorgada a AIKA INGENIERÍA SAS, cuando sea necesario.
c) Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus Datos Personales.
d) Acceder de forma gratuita, al menos cada mes calendario, a sus datos personales sujetos a Tratamiento.
e) Solicitar la revocatoria de la autorización y/o la supresión de sus Datos Personales, mediante presentación de un reclamo escrito, de acuerdo con los procedimientos establecidos en la Política de Tratamiento de Datos Personales, si existen algunos de estos casos:
-
Cuando considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
-
Cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
-
Cuando se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.
La revocación de la autorización también es posible, aplicando a la totalidad o parte de los datos contemplados en la autorización otorgada según nuestras Políticas de Tratamiento de la Información.
Es importante destacar que esta solicitud no afectará los datos regulados por la Ley 1266 de 2008 u otras normativas relacionadas. En AIKA INGENIERÍA SAS, nos comprometemos a atender estas solicitudes de manera diligente y respetuosa, garantizando siempre el derecho a la privacidad y protección de los datos personales de nuestros titulares.
- Excepciones al Derecho de Revocatoria de la Autorización y/o la Supresión de Datos Personales:
En AIKA INGENIERÍA SAS, reconocemos que el derecho de cancelación de datos personales no es absoluto. Podemos negar su ejercicio en situaciones donde exista un deber legal o contractual que exija la permanencia de la información en nuestras bases de datos.
Además, en casos donde la eliminación de datos pueda obstaculizar actuaciones judiciales, administrativas o esté vinculada a obligaciones fiscales, estaremos comprometidos en garantizar el cumplimiento de la normativa vigente.
Asimismo, si la cancelación de datos es necesaria para proteger intereses jurídicamente tutelados del titular, realizar acciones en función del interés público o cumplir con una obligación legal adquirida, velaremos por preservar la integridad y seguridad de la información.
En AIKA INGENIERÍA SAS, siempre actuaremos de manera responsable y en cumplimiento de las disposiciones legales, protegiendo los derechos y garantías de nuestros titulares de datos personales.
- Datos Personales Sensibles:
En AIKA INGENIERÍA SAS, en términos generales, no realizamos el tratamiento de datos personales sensibles. Sin embargo, en situaciones excepcionales, podremos llevar a cabo dicho tratamiento bajo ciertas circunstancias:
a) Siempre y cuando contemos con la autorización explícita del titular, salvo en aquellos casos en los cuales la ley no requiera dicho consentimiento.
b) Cuando sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado, en cuyo caso requeriremos la autorización de sus representantes legales.
c) En caso de que el tratamiento sea indispensable para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
d) Siempre que el tratamiento tenga fines históricos, estadísticos o científicos, y se apliquen las medidas necesarias para proteger la identidad de los titulares.
En AIKA INGENIERÍA SAS, nos comprometemos a actuar con responsabilidad y transparencia en el tratamiento de datos personales, protegiendo los derechos y garantías de nuestros titulares en todo momento.
- Derechos de los Niños, Niñas y Adolescentes:
En AIKA INGENIERÍA SAS, en términos generales, no realizamos el tratamiento de datos personales de Niños, Niñas y Adolescentes. No obstante, en situaciones excepcionales, podremos llevar a cabo dicho tratamiento bajo ciertos criterios:
a) Cuando se trate de datos de naturaleza pública.
b) Siempre que el tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
c) El tratamiento asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Una vez cumplidos los requisitos mencionados, contaremos con la autorización del representante legal de los niños, niñas o adolescentes, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado. Valoraremos su opinión teniendo en cuenta su madurez, autonomía y capacidad para comprender el asunto.
En AIKA INGENIERÍA SAS, nos comprometemos a proteger la privacidad y derechos de todos nuestros titulares, incluyendo a los más jóvenes, y actuaremos con responsabilidad en el tratamiento de sus datos personales.
- Procedimiento de Consultas y Reclamos:
En AIKA INGENIERÍA SAS, garantizamos a los titulares de datos personales y sus causahabientes el derecho de consultar la información contenida en sus registros individuales.
Atención de Consultas: El Oficial de Protección de Datos Personales de AIKA INGENIERÍA SAS será el responsable de atender estas solicitudes en cumplimiento de la ley 1581 de 2012 y nuestra política.
Medios de Recepción: Las consultas pueden realizarse a través del correo electrónico aikaingenieriasas@gmal.com o mediante solicitud escrita en nuestra oficina ubicada en Girardot, Cundinamarca, Colombia.
▪ Requisitos para Consultas:
La consulta debe incluir: nombres y apellidos del titular y/o representante, copia de su documento de identidad, descripción de la información solicitada y datos de contacto.
▪ Plazos de Respuesta:
Las consultas serán atendidas en un máximo de quince (15) días hábiles desde su recepción.
▪ Prórroga del Plazo:
Si la consulta requiere más tiempo para ser atendida, informaremos al interesado con los motivos y la nueva fecha de respuesta, que no excederá los diez (10) días hábiles siguientes al plazo inicial.
- Procedimiento de Reclamos:
En AIKA INGENIERÍA SAS, garantizamos los derechos de los titulares de datos personales mediante nuestro procedimiento de reclamos, que incluye:
▪ Corrección o Actualización: Los titulares pueden solicitar corrección o actualización de sus datos personales, cumpliendo con los requisitos establecidos en nuestra Política.
▪ Revocatoria y Supresión: Los titulares tienen derecho a solicitar la revocatoria de la autorización o la supresión de sus datos personales, en caso de cumplir con los parámetros legales y de nuestra Política.
▪ Atención de Reclamos: El Oficial de Protección de Datos Personales de AIKA INGENIERÍA SAS atenderá los reclamos en los términos y plazos establecidos por la ley 1581 de 2012.
▪ Medios de Recepción: Los reclamos pueden presentarse por correo electrónico a aikaingenieriasas@gmail.com o mediante radicación escrita en nuestras oficinas.
▪ Requisitos de los Reclamos: Los reclamantes deben proporcionar su información personal, describir los hechos del reclamo y adjuntar documentos pertinentes.
▪ Plazos de Respuesta: Atenderemos los reclamos en un máximo de quince (15) días hábiles desde su recepción, y en caso de requerir más tiempo, informaremos al interesado en un plazo máximo de ocho (8) días hábiles adicionales.
▪ Inclusión de Leyenda: Una vez recibido el reclamo completo, incluiremos una leyenda en la base de datos indicando que el reclamo está en trámite.
En AIKA INGENIERÍA SAS, estamos comprometidos con la protección de tus datos personales y velamos por garantizar tus derechos en todo momento.
- Procedimiento de Supresión de Datos Personales:
En AIKA INGENIERÍA SAS, si la reclamación presentada resulta procedente para la supresión de datos personales, llevaremos a cabo la eliminación operativa de manera que la información no sea recuperable. Es importante señalar que, en algunos casos, cierta información puede permanecer en registros históricos debido al cumplimiento de deberes legales de la organización. Sin embargo, la supresión se aplicará a los datos en tratamiento activo y de acuerdo con la solicitud del titular. Nuestro compromiso es proteger tus datos personales y garantizar el cumplimiento de tus derechos en todo momento.
- Transferencia Internacional de Datos Personales:
En AIKA INGENIERÍA SAS, en el caso de enviar o transferir datos personales de nuestros titulares a otro país, requeriremos contar con la autorización previa, expresa e inequívoca del titular. Esta autorización es un requisito esencial para llevar a cabo cualquier circulación internacional de datos. Es importante destacar que las transferencias internacionales solo se realizarán a terceros con quienes tengamos vínculos contractuales, comerciales y/o legales, asegurando así la protección y confidencialidad de la información personal. Nuestra prioridad es garantizar el cumplimiento de la normativa y resguardar tus datos en todo momento.
- Aceptación de las Políticas de Tratamiento de Datos Personales:
Al aceptar las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de AIKA INGENIERÍA SAS, los titulares autorizan el tratamiento de su información de acuerdo con los términos aquí establecidos. La compañía seguirá llevando a cabo el tratamiento de los datos con las finalidades descritas, a menos que los titulares ejerzan su derecho de revocación o supresión. Tu privacidad y confianza son fundamentales para nosotros, y nos comprometemos a proteger tus datos en todo momento.
- Comité de Protección de Datos Personales:
En AIKA INGENIERÍA SAS, hemos conformado un Comité interdisciplinario, cuyo propósito es asegurar una efectiva implementación de las políticas y procedimientos establecidos por la compañía para cumplir con la normativa de protección de datos personales. Nuestro compromiso es salvaguardar tu información y garantizar el respeto de tus derechos como titular de datos personales.
- Bases de Datos Personales de AIKA INGENIERÍA SAS:
En AIKA INGENIERÍA SAS, gestionamos los datos proporcionados directamente por nuestros clientes a través de plataformas virtuales (web y redes sociales), así como físicamente en nuestras oficinas. Estos datos son almacenados y tratados con sus respectivas finalidades, sin incluir información sensible relacionada con política, agremiación, tendencia sexual y/o religiosa, ni datos de menores de edad.
En el proceso de selección y vinculación laboral de nuestros empleados o colaboradores, la información recopilada, como hojas de vida, documentos anexos, entrevistas y desempeño laboral, es utilizada exclusivamente con fines laborales y para la afiliación a servicios de salud, seguridad social y recreación, tanto para el empleado como para su grupo familiar.
Los datos proporcionados por nuestros contratistas y proveedores, a través de formatos de vinculación o registros y documentos anexos, son utilizados exclusivamente para relaciones comerciales y contractuales, así como para invitaciones a licitaciones o cotizaciones.
En AIKA INGENIERÍA SAS, respetamos la privacidad y seguridad de los datos personales de nuestros clientes, empleados y colaboradores, garantizando el uso adecuado y responsable de la información proporcionada.
- Tipos de Bases de Datos en AIKA INGENIERÍA SAS:
Bases de Datos Automatizadas:
a) Formularios en la página web:
b) Almacenamiento en la nube y/o computadores corporativos: Datos y documentos digitalizados de clientes, contratistas, proveedores y empleados.
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Formulario Newsletter: Fines publicitarios y de mercadeo.
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Formulario Blog: Recepción de información sobre noticias y novedades.
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Formulario ventas online: Compra de productos y/o servicios en línea.
Base de Datos Física:
a) Formularios físicos obtenidos de los Titulares de los datos a través de:
-Formulario de suscripción.
-Formato de registro de proveedores.
-Hojas de vida y sus anexos.
-Formato de solicitud de autorización para el Tratamiento de datos personales.
-Formatos de requerimiento de información para el Sistema de gestión de lavado de activos y financiación del terrorismo.
-Documentos o soportes de compra de productos y/o servicios.
Sistemas de Identificación y Seguridad:
-Sistema de cámaras de videograbación para monitoreo de seguridad de personas, bienes muebles e instalaciones de la compañía.
AIKA INGENIERÍA SAS asegura el adecuado tratamiento y protección de los datos personales en todas sus bases de datos, garantizando la privacidad y seguridad de la información recopilada.
- Manejo de Terceros, Encargados del Tratamiento de Datos Personales:
Para asegurar la adecuada protección de los datos personales en nuestras bases de datos, AIKA INGENIERÍA SAS cuenta con la colaboración de terceros, quienes cumplen con políticas y procedimientos de seguridad para el manejo de esta información. Se establecen cláusulas de confidencialidad y lineamientos precisos para el tratamiento de los datos. Algunos de estos terceros y las bases de datos que manejan son:
a) Almacenamiento de documentos digitalizados en red o nube: Se gestiona a través de un servidor.
b) Almacenamiento de hojas de vida y anexos del personal inactivo: Mantenido en archivo físico externo.
c) Formularios y anexos de registro y vinculación de proveedores y clientes: Guardados en archivo físico externo.
d) Despacho de mercancía a clientes: Documentos de entrega son gestionados por transportadores externos.
e) Envío de correspondencia: Realizado mediante una empresa de mensajería externa.
En cada caso, AIKA INGENIERÍA SAS asegura que estos terceros cumplan con los más altos estándares de seguridad y confidencialidad en el tratamiento de los datos personales, garantizando la privacidad de la información en todo momento.
- Registro Nacional de Base de Datos:
AIKA INGENIERÍA SAS cumplirá con el registro de sus bases de datos y esta política de tratamiento de Datos Personales en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), de acuerdo con lo establecido en el Art. 25 de la Ley 1581, sus decretos reglamentarios y demás normativa aplicable, bajo el procedimiento establecido por la Circular 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Alcance y Duración de las Autorizaciones:
Las autorizaciones otorgadas por los Titulares para el uso de sus datos personales tendrán vigencia durante la duración de la relación comercial o de la vinculación con AIKA INGENIERÍA SAS, y mientras sea necesario para cumplir con el objeto social de la compañía.
El uso de los datos personales estará limitado exclusivamente a los fines establecidos en esta Política de Tratamiento de Datos, y no se utilizarán para otros propósitos.
- Vigencia y Actualización de las Políticas de Tratamiento de Datos Personales y de las Bases de Datos:
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales ha estado en vigencia desde junio de 2024 y tiene una duración indefinida, excepto si la ley requiere una actualización y/o mejora de esta.
Cualquier modificación o cambio sustancial en estas políticas será oportunamente comunicado a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o mediante el sitio web: www.aikaingenieria.com. Los titulares podrán consultar en todo momento la versión actualizada de la Política de Tratamiento de Datos Personales en la mencionada página web.
Elaborado por: Oficial de Protección de Datos
Revisado por: Gerente Administrativo y Financiero
Aprobado por: Representante Legal